La gestione di un’organizzazione non profit richiede di conciliare obiettivi spesso percepiti come distanti: da un lato, la raccolta fondi per sostenere le attività; dall'altro, l’efficienza amministrativa necessaria per garantire trasparenza e conformità normativa. Questo equilibrio, apparentemente complesso, può essere semplificato adottando un approccio integrato e strumenti tecnologici adeguati.

Un errore di approccio che è spesso comune a tutto il Settore

Molte organizzazioni non profit tendono a separare le singole funzioni, affrontando la raccolta fondi e l’amministrazione come compartimenti stagni. Questo approccio, purtroppo, limita la visione d’insieme e genera inefficienze.

A differenza delle aziende, abituate da tempo a ottimizzare processi e risorse, le organizzazioni non profit spesso faticano ad adottare questo modello. Tuttavia, migliorare l’efficienza e ottimizzare i processi è una strategia che può portare benefici significativi anche nel settore non profit, favorendo una gestione più sostenibile e armoniosa.

La Raccolta fondi: un esempio di processo corale

Un chiaro esempio di questa complessità è la gestione della donazione. Spesso vista come un’attività del solo ufficio fundraising, la donazione in realtà coinvolge numerose funzioni all’interno dell’organizzazione. Consideriamo i seguenti passaggi:

Trattamento contabile: la donazione deve essere registrata correttamente.
Rendicontazione: deve essere inclusa nei progetti supportati e nei report di campagna.
Conformità normativa: è necessario collocarla correttamente nei bilanci richiesti dalla Riforma del Terzo Settore.
Relazione di missione: contribuisce alla stesura del bilancio sociale.
Comunicazione con i donatori: dal ringraziamento alla gestione dei dati per le analisi future.
Obblighi fiscali: deve essere inclusa nel file delle erogazioni liberali da inviare all’Agenzia delle Entrate.

Questi aspetti dimostrano che una donazione non è un evento isolato, ma un processo articolato che deve essere tracciato con precisione lungo tutte le sue fasi.

Più spesso invece prevale ancora l'approccio settoriale che si traduce tipicamente nell’acquisizione di un CRM e di un prodotto contabile separati; il prodotto contabile poi è spesso un prodotto aziendale non specifico per il non specifico. Solo successivamente emergerà l’esigenza di dover collegare questi prodotti e ci si renderà conto che non sono integrabili oppure che l’integrazione è molto costosa o insoddisfacente.

L’Importanza di un sistema di gestione integrata

Per garantire che ogni donazione venga gestita correttamente, è fondamentale dotarsi di un sistema di gestione integrata. Questo tipo di soluzione permette alle diverse figure coinvolte di accedere alle informazioni necessarie per il proprio ambito di competenza, senza compromettere l’integrità del processo.

Ad esempio, modificare un importo senza verificare se sono già stati emessi documenti fiscali o aggiornati i rendiconti può causare problemi operativi e legali. Un sistema integrato elimina queste criticità, favorendo la collaborazione tra le aree di competenza e assicurando che ogni attività venga svolta nel rispetto delle norme e degli obiettivi organizzativi.

Adottare una visione integrata nella gestione amministrativa e della raccolta fondi non solo facilita il lavoro quotidiano, ma migliora la trasparenza e la capacità dell’organizzazione di rispondere alle sfide attuali.

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