La Riforma del Terzo Settore e il suo impatto sull’ufficio acquisti

L’introduzione della Riforma del Terzo Settore ha ridefinito il perimetro normativo e gestionale delle organizzazioni non profit, con implicazioni dirette anche sui processi di acquisto. L’obbligo di iscrizione al RUNTS, la maggiore trasparenza nella rendicontazione e l’adeguamento ai nuovi modelli gestionali hanno reso necessario un ripensamento delle strategie che caratterizzano l’approvvigionamento di beni e servizi. Le procedure di acquisto richiedono una maggiore tracciabilità in funzione dei progetti per cui l’acquisto è stato effettuato, così da rendicontare in modo corretto ed efficace i costi sostenuti.

Digitalizzazione e processi di acquisto

L’innovazione digitale sta giocando un ruolo chiave nell’evoluzione del procurement. L’adozione di strumenti come marketplace digitali, piattaforme di e-sourcing e strumenti di analisi dati consente agli enti di ottimizzare i processi di acquisto, migliorando efficienza e trasparenza. Tuttavia, dal Report “Terzo Settore & Digitale” emerge che la trasformazione digitale è ancora una sfida per molte organizzazioni.

Un confronto tra esperti e soluzioni concrete

Lo scorso 29 gennaio si è tenuto a Milano l’evento a porte chiuse “Digitalizzazione e ottimizzazione dei processi di acquisto negli enti non profit”, organizzato da Italia non profit, For non profit e Amazon Business. Il confronto attivo tra i 13 Enti non profit partecipanti ha messo in luce le sfide operative, le opportunità di sviluppo e le strategie per migliorare l’efficienza dell’Ufficio Acquisti nelle grandi organizzazioni non profit. Sono state condivise best practice e soluzioni per rendere i processi di acquisto più agili e sostenibili. La discussione ha evidenziato quanto sia cruciale per gli enti adottare strumenti digitali per ottimizzare la gestione degli acquisti e ridurre i costi in termini di tempo e risorse investiti.

Il procurement nel non profit: dati e insight

Nell’ambito dell’evento è inoltre emerso che il 52% degli Enti non profit partecipanti (campione: 21 ONP) ha solitamente un team dedicato composto da meno di 5 persone. Tra le sfide del team ci sono il coordinamento con i diversi stakeholder (interni ed esterni) coinvolti nei processi (47,6%), la gestione della relazione e la negoziazione con i fornitori (42,9%) e il raggiungimento degli obiettivi di saving decisi dal management (23,8%).

Tra le difficoltà incontrate quotidianamente emergono invece i lunghi processi decisionali che riguardano l’acquisto di un bene o di un servizio (42,9%), la capacità di soddisfare le richieste interne (38,1%) e la complessità nella gestione amministrativa-contabile dell’iter di fatturazione e pagamento (23,8%).

Guardando infine alla digitalizzazione delle funzioni dell’ufficio acquisti è interessante notare che solo un terzo degli Enti utilizzi software di pianificazione delle risorse di impresa (ERP) e che nella maggior parte dei casi (42,9%) gli strumenti utilizzati sono diversi e non totalmente integrati.

La trasformazione del procurement nel Terzo Settore è ormai una necessità

L’adozione di strumenti digitali e la conoscenza delle nuove normative sono le chiavi per affrontare il futuro con in un’ottica di maggiore sostenibilità. Italia non profit continua a supportare gli enti in questo percorso, offrendo risorse, dati e momenti di incontro e confronto con le principali realtà attive nel Settore per migliorare e rendere più efficienti le diverse funzioni aziendali. Per ricevere aggiornamenti sui prossimi incontri e progetti, entra a far parte della Community di Italia non profit.

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