L'introduzione dell'obbligo di assicurare tutti i volontari nasce per tutelare i diritti e la sicurezza degli stessi volontari e dell'ente non profit. Essere adempienti rispetto alla normativa in vigore permette agli enti di gestire i rischi associati alle proprie attività strategiche e, al contempo, di garantire un ambiente sicuro e protetto.
Scopri la normativa: DM 6 ottobre 2021.
L'assicurazione e il Registro volontari: un legame indissolubile
La normativa che prevede l’obbligo di assicurazione dei volontari va di pari passo con un'ulteriore necessità per gli enti: dotarsi di un Registro volontari. Adeguarsi alla norma vigente sul tema della tutela dei volontari significa tenere correttamente il Registro dei volontari e attivare le coperture assicurative previste: l’adempimento annulla il rischio economico e patrimoniale (che diversamente potrebbe ripercuotersi sull’Ente e sui suoi amministratori) in caso di infortuni (e malattie) o danni a volontari o a soggetti terzi (persone e cose).
Per questo, essere in regola è una tutela per:
- i volontari
- l'Ente
- gli amministratori dell'Ente
- i soggetti terzi
Nel caso dei volontari non occasionali (o abituali), la normativa è chiara: oltre all'obbligo di assicurazione, questi volontari devono essere iscritti nel Registro dei volontari. L'assicurazione coprirà solo i volontari iscritti nel Registro entro la mezzanotte del giorno precedente all'inizio delle attività.
Nel caso dei volontari occasionali, non è obbligatorio inserirli nel Registro volontari, ma è consigliabile che questi vengano inseriti in liste sempre aggiornate per poter comunicare all’assicurazione il proprio coinvolgimento in determinate attività dell’ente. Molti enti si sono chiesti come tenere traccia dei volontari occasionali per gestirli correttamente: il nostro consiglio è di iscriverli comunque nel Registro e di segnalare il tipo di attività (occasionale o non) che svolgono per l'organizzazione. Questo permette di avere un controllo completo dei dati dei volontari che si trovano quindi in un unico luogo e di migliorare la relazione con l'assicurazione.
Tenere correttamente il Registro volontari
Il DM del 6 ottobre 2021 apre alla doppia possibilità di tenuta del Registro dei volontari che può essere sia in formato cartaceo, che elettronico.
Indipendentemente dalla forma, è necessario che il Registro sia:
- aggiornato;
- inalterabile (con le modalità previste dalla norma);
- numerato progressivamente;
- vidimato con le modalità previste dalla norma: da notaio o pubblico ufficiale per il cartaceo, con l’apposizione di firma digitale con marca temporale integrata per l’elettronico.
NOTA BENE: i file Excel o di altro formato non sono considerati tra le forme di registro possibili, anche se sono utilizzati in alcuni Enti per tenere traccia dei volontari che prestano attività. Consigliamo fortemente di adottare un'altra modalità di tenuta del registro compliant rispetto alla normativa, quindi un registro cartaceo o elettronico.
Il Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit
Il Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit semplifica il lavoro dei Responsabili dei Volontari e la comunicazione con l'assicurazione, permettendo di tenere aggiornate le liste dei volontari occasionali e non occasionali.
Grazie al Registro dei Volontari Digitale di Italia non profit puoi mantenere aggiornati, immediatamente e in qualsiasi momento, i dati relativi ai volontari del tuo Ente nel rispetto delle richieste del Codice del Terzo Settore e del Decreto Ministeriale del Ministero dello Sviluppo Economico.
- Non sei da solə: hai a disposizione riferimenti aggiornati sulla normativa, consigli utili e approfondimenti dedicati. Non forniamo solo il registro, ma assistenza dedicata e guide aggiornate per supportarti al meglio nel tuo percorso nel Terzo Settore
- Garantisci la corretta operatività e tenuta del Registro grazie alla firma elettronica qualificata con lo SPID e senza bisogno di altri strumenti;
- Inizi ad utilizzare il Registro immediatamente, azzerando i tempi di attesa della vidimazione dal notaio o dal pubblico ufficiale e di inserimento manuale;
- Dialoghi velocemente con l’assicurazione grazie alla condivisione di dati e numeri in pochi clic e al bisogno;
- Segui il sistema automatico che rileva gli errori, e invia alert interni per aggiornare i dati, consigli e tips per una corretta tutela dei volontari.
Consulta la scheda dedicata su Fornonprofit o il sito ufficiale per scoprire di più su come funziona il Registro Digitale e gli abbonamenti disponibili.
